Most ERP decisions start with demos. A salesperson shows dashboards, automations and reports, and every system looks capable. After a few demos they all blur together, and the choice ends up being made on price, on a feature that looked impressive, or on which salesperson was most convincing.
The result is common: a system that can do a great deal, configured in a way that does not match how the business works, and a team that slowly drifts back to spreadsheets.
Start with your business, not the software
Before you watch a single demo, you should be able to describe how your business works on paper. Not in general terms, but step by step. This is the part most companies skip, and it is the part that decides whether any system will help.
Answer these questions in writing:
- How does a sale flow, from the first contact to the final payment?
- How are purchases requested, approved, received and paid?
- Do you manage stock, projects, field work, production, or a mix?
- Who approves what, and up to which limits?
- What reports do you need every week, and who reads them?
- Which steps today depend on a single person or a single spreadsheet?
The answers become your requirements. They are far more useful than a list of features, because they describe the work the system must carry.
Separate must-haves from nice-to-haves
Once the work is written down, mark which steps are essential to run the business and which are improvements you would like someday. Systems are often chosen for a nice-to-have that looked good in a demo, while an essential step turns out to be awkward or missing.
Keep the must-have list short and concrete. It should be possible to watch a demo and check, step by step, whether each one is covered.
Ask providers to show your process
Instead of the standard demo, send your written flow in advance and ask the provider to show how their system would handle it. A sale in your business, a purchase with your approval rules, a delivery or a job the way you actually do it. This reveals quickly which systems fit and which ones would force you to change how you work for no good reason.
Some changes are healthy. A good system and a good implementer will suggest better ways to do some steps. The difference is that those changes should be explained and agreed, not discovered after go-live.
Questions to ask any provider
- Who will configure the system, and do they understand our industry?
- How will our written processes become the configuration?
- What happens after go-live when the business changes?
- How will the team be trained, by role?
- Who owns the data, and how could we take it with us?
- What is the plan, in stages, from today to working in the system?
The answers say more about the outcome than the feature list does. Most failed implementations fail on configuration, training and follow-up, not on missing features.
Look at the total effort, not the license
The license is usually the smallest part of the real effort. Mapping processes, configuring, moving data, training and adjusting after go-live take far more time. A cheap license with a rushed implementation often costs more in the end than a fair price with a careful one.
Ask for the plan in phases, with what will be ready at the end of each one. A provider who cannot describe the stages clearly probably has not thought them through.
Plan the first ninety days
The first three months decide whether a new system takes root. In that time the business should go from a written map of how it works to a system the team uses for the core of the work. If you want to see what that sequence can look like, our free 90-day map of the Koeia method walks through each phase in order.
A first step
Write your sales flow and your purchase flow on one page each this week. Show them to the people who do the work and correct them together. You will have the most valuable document for choosing an ERP before you speak to a single provider.
The right system is the one that fits how your business works, configured carefully and kept up to date. The demo is the least important part.
To talk through your processes before you choose, book a free 30-minute call.
La mayoría de las decisiones sobre un ERP empiezan con demos. Un vendedor muestra tableros, automatizaciones e informes, y todos los sistemas parecen capaces. Después de unas cuantas demos se mezclan entre sí, y la elección termina haciéndose por precio, por una función que impresionó o por el vendedor más convincente.
El resultado es habitual: un sistema que puede hacer muchísimo, configurado de una forma que no encaja con cómo trabaja el negocio, y un equipo que poco a poco vuelve a las hojas de cálculo.
Empieza por tu negocio, no por el software
Antes de ver una sola demo, deberías poder describir en papel cómo funciona tu negocio. No en términos generales, sino paso a paso. Es la parte que la mayoría de las empresas se salta, y es la que decide si un sistema va a ayudar.
Responde por escrito:
- ¿Cómo fluye una venta, desde el primer contacto hasta el pago final?
- ¿Cómo se piden, aprueban, reciben y pagan las compras?
- ¿Manejas inventario, proyectos, trabajo de campo, producción o una mezcla?
- ¿Quién aprueba qué y hasta qué límites?
- ¿Qué informes necesitas cada semana y quién los lee?
- ¿Qué pasos dependen hoy de una sola persona o una sola hoja de cálculo?
Las respuestas se convierten en tus requisitos. Son mucho más útiles que una lista de funciones, porque describen el trabajo que el sistema debe llevar.
Separa lo imprescindible de lo deseable
Con el trabajo escrito, marca qué pasos son esenciales para llevar el negocio y cuáles son mejoras que te gustaría tener algún día. Los sistemas a menudo se eligen por algo deseable que lució bien en una demo, mientras un paso esencial resulta incómodo o no existe.
Mantén corta y concreta la lista de imprescindibles. Debería ser posible ver una demo y comprobar, paso a paso, si cada uno está cubierto.
Pide a los proveedores que muestren tu proceso
En lugar de la demo estándar, envía tu flujo escrito por adelantado y pide al proveedor que muestre cómo lo manejaría su sistema. Una venta de tu negocio, una compra con tus reglas de aprobación, una entrega o un trabajo como lo haces de verdad. Así se ve rápido qué sistemas encajan y cuáles te obligarían a cambiar tu forma de trabajar sin una buena razón.
Algunos cambios son sanos. Un buen sistema y un buen implementador te sugerirán mejores formas de hacer algunos pasos. La diferencia es que esos cambios deben explicarse y acordarse, no descubrirse después de salir en vivo.
Preguntas para cualquier proveedor
- ¿Quién configurará el sistema y entiende nuestra industria?
- ¿Cómo se convertirán nuestros procesos escritos en la configuración?
- ¿Qué pasa después de salir en vivo cuando el negocio cambia?
- ¿Cómo se entrenará al equipo, por rol?
- ¿De quién son los datos y cómo podríamos llevárnoslos?
- ¿Cuál es el plan, por etapas, desde hoy hasta trabajar en el sistema?
Las respuestas dicen más sobre el resultado que la lista de funciones. La mayoría de las implementaciones fallidas fallan en la configuración, el entrenamiento y el seguimiento, no por funciones que faltan.
Mira el esfuerzo total, no la licencia
La licencia suele ser la parte más pequeña del esfuerzo real. Mapear procesos, configurar, mudar datos, entrenar y ajustar después de salir en vivo toma mucho más tiempo. Una licencia barata con una implementación apresurada suele costar más al final que un precio justo con una implementación cuidadosa.
Pide el plan por fases, con lo que estará listo al final de cada una. Un proveedor que no puede describir las etapas con claridad probablemente no las ha pensado.
Planifica los primeros noventa días
Los primeros tres meses deciden si un sistema nuevo echa raíces. En ese tiempo el negocio debería pasar de un mapa escrito de cómo funciona a un sistema que el equipo usa para el núcleo del trabajo. Si quieres ver cómo puede ser esa secuencia, nuestro mapa del método Koeia en 90 días recorre cada fase en orden.
Un primer paso
Escribe esta semana tu flujo de ventas y tu flujo de compras, una página cada uno. Muéstraselos a quienes hacen el trabajo y corríjanlos juntos. Tendrás el documento más valioso para elegir un ERP antes de hablar con un solo proveedor.
El sistema correcto es el que encaja con cómo trabaja tu negocio, configurado con cuidado y mantenido al día. La demo es la parte menos importante.
Para repasar tus procesos antes de elegir, agenda una llamada gratis de 30 minutos.